Gamme de couleurs, spectre
caractéristique.
Traduction de la notion anglaise
du records management visant
l'ensemble des mesures destinées à rationaliser la production, le tri, la
conservation et l'utilisation des archives courantes et intermédiaires.
Ensemble de politiques, de procédures et d'activités qui permettent à un organisme d'établir un contrôle sur l'information qu'il génère et ce, depuis sa création jusqu'à son élimination ou son versement aux archives définitives
Champ de l'organisation et de la
gestion en charge d'un contrôle efficace et systématique de la création, de la
réception, de la conservation, de l'utilisation et du sort final des documents,
y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de
l'information liées à la forme des documents.
Ensemble des systèmes
d'information permettant la création de documents électroniques ou la
numérisation de documents à partir d'autres formats, leurs identification,
contrôle et conservation, leurs accès et diffusion.
Instrument de recherche
présentant par fonds ou série les fonds et collections d'un service d'archives
ou les sources archivistiques relatives à un sujet donné: intitulé, historique
du producteur, sommaire du contenu, métrage linéaire, instruments de recherche.
Il est généralement précédé d'un historique des services concernés et de
renseignements pratiques.
Caractère d'une disposition
légale dont la validité est sans limite dans le temps.
Interdiction légale de vendre ou
de céder un bien.
Liste alphabétique des noms de
personnes, de lieux ou de matières relevés dans des documents d'archives ou
dans un instrument de recherche, assortis des références correspondantes (cote
ou numéro de page).
L'information est définie comme
une connaissance pouvant être échangée. En pratique, l'information est donc un
élément de connaissance susceptible d'être codé pour être conservé, traité ou
communiqué.
Terme générique pour tout outil
de description ou de référence élaboré ou reçu par un service d'archives dans
l'exercice de son contrôle administratif ou intellectuel sur les documents
d'archives.
L'intégrité d'un document
renvoie au caractère complet et non altéré de son état, (ISO 15489 « records
management »). Le document n'a subi aucune modification non tracée.
Ensemble de documents qui, n'étant
plus d'usage courant, doivent être conservés temporairement, pour des besoins
administratifs ou juridiques (y compris les documents qui après tri seront
conservés comme archives définitives).
Tout instrument de recherche
ayant pour niveau de description la pièce.
Norme internationale sur les
notices d'autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et
aux familles.
Norme générale et internationale
de description archivistique qui fournit, dans le cadre du respect des fonds,
une structure type de description pour les archives de toute forme, de tout
support et de toute époque.
Disposition de
droits ou de biens faite par testament attribuant à un organisme des archives,
des objets ou une collection. Liasse
Unité matérielle de conservation
d'archives formée par un ensemble de documents réunis par une sangle ou un
autre moyen (ruban, ficelle, cordelette) dans une chemise.
Documents à diffusion restreinte
produits à l'intention d'un groupe institutionnel ou informel.
Local d'un bâtiment d'archives
destiné à la conservation des documents.
Texte écrit à la main ou, par
extension, élaboré par son auteur à l'aide d'une machine à écrire ou d'un
ordinateur.
Données décrivant le contexte,
le contenu et la structure des documents ainsi que leur gestion dans le temps.
Unité de mesure correspondant Ã
la quantité d'articles d'archives tenant debout sur une tablette d'un mètre de
longueur.
Procédé photographique de
reproduction d'un document d'archives sous forme de microfilm.
Terme générique désignant tout
type de support photographique utilisé pour enregistrer des micro-images, et
chacun des exemplaires réalisés.