Dans le contexte d'un programme de prévention en cas de sinistres, documents jugés indispensables à la poursuite des activités d'une entreprise (documentation de ses obligations et de ses droits, des droits et devoirs de ses employés et clients) et faisant l'objet de mesures de conservation particulières.

Voir Archives intermédiaires

Remise de documents ou d'objets à un service d'archives à titre gratuit.

Terme utilisé, en particulier en informatique, pour désigner une information.

Ensemble des documents réunis pour la conduite ou le traitement d'une affaire par une personne physique ou morale dans l'exercice de ses activités. Le dossier est ordinairement l'unité de base à l'intérieur d'une série organique.

Droit d'un usager de consulter, dans les limites prévues par la loi, les documents détenus par l'administration.

Ensemble des droits patrimoniaux et moraux dont bénéficie l'auteur d'un document ou d'une oeuvre originale.

Durée légale ou pratique pendant laquelle un document est susceptible d'être utilisé par le service producteur ou son successeur, au terme de laquelle est appliquée la décision concernant son traitement final.

Forme particulière de tri visant à retenir un certain nombre de documents estimés représentatifs d'un ensemble que sa masse ne justifie pas de conserver intégralement.

Liste typologique et parfois descriptive des dossiers et documents d'un organisme, classés par fonds ou par provenance, donnant pour chacun d'eux les règles à observer pour leur conservation et leur tri. (N'est pas en usage actuel.) Terme générique proposé pour remplacer les termes calendrier de conservation, tableau de conservation, tableau de gestion, charte d'archivage, tableau d'archivage, tableau de tri, tableau d'élimination, tableau des éliminables, plan d'archivage. 

Documents mis de côté pour être détruits conformément à l'échéancier de conservation.

Procédure réglementaire qui consiste à détruire des documents dont la conservation n'est plus justifiée. C'est l'une des trois possibilités du traitement final des documents proposée dans un tableau de gestion.

Empreinte (empreinte numérique ou condensat ou hash) : Résultat d'une fonction de hachage appliquée sur une chaîne de caractères de longueur quelconque visant à réduire celle-ci en une donnée de longueur fixe représentative de cette chaîne de caractères. L'empreinte est l'un des éléments permettant de vérifier l'intégrité d'un document, d'un flux, d'un lot, d'une transmission,... (comparaison d'empreintes). 

Inscription d'un acte sur un registre officiel destinée à en garantir l'authenticité et la publicité et le résultat de cette action ; par extension, inscription intégrale ou par extrait sur un registre ou sur otut support durable destiné à garder trace d'une opération.

En informatique, ensemble de données traité comme un tout.

Document résultant de l'inscription automatique d'information sur un support (sonore, visuel etc) à l'aide de machine.

Terme générique désignant l'ensemble des opérations par lesquelles des objets ou des documents sont pris en charge par un service d'archives à titre de versement, de don, de dépôt, d'achat ou de dation. Désigne aussi les objets ou documents pris en charge à l'occasion d'une entrée.

Application, à des fins de contrôle et de sécurité, d'une marque indélébile sur des documents à l'aide d'un cachet identifiant son producteur ou son détenteur.

Instrument de recherche décrivant de façon sommaire tout ou partie des fonds et collections d'un service d'archives, par fonds, série et sous-série: intitulé, dates extrêmes, nombre d'articles et métrage linéaire.

Procédure préalable à l'élaboration d'un échéancier de conservation visant à déterminer les valeurs directes et indirectes et le traitement final des documents.

Procédure permettant de déterminer l'intérêt d'acquérir un fonds d'archives privé.

Ensemble de fiches ou d'enregistrements informatiques contenant des informations de même nature.

Ensemble des documents de toute nature qu'une personne, physique ou morale, a automatiquement produits ou reçus dans l'exercice de ses activités, rassemblés de façon organique et conservés en vue d'une utilisation éventuelle.

Expression habituellement utilisée pour designer l'ensemble des documents conservés dans un service d'archives.

Ensemble des métadonnées qui définissent les caractéristiques formelles d'un document.