L’Association est dotée des organes suivants :

-          L’Assemblée Générale (AG) ;

-          Le Comité Exécutif (CE) ;

-          Le Commissariat aux comptes ;

-          La Régie Interne (RI) ;

-          La Régie à l’Education et à la Formation (REF) ;

-          La Régie aux Services (RS) ;

-          Les Comités Régionaux CR).

-          L’observatoire des archives.

 

 LES ORGANES DE DIRECTION : L’Assemblée Générale

                                                                                                                            

Pouvoirs de  l’Assemblée Générale

L’ Assemblée Générale est l’organe suprême de l’association. Les décisions sont obligatoires pour tous même pour les absents et les dissidents. Elle est qualifiée d’ordinaire ou d’extraordinaire  suivant l’objet de ses délibérations.

L’ Assemblée Générale est l’autorité de l’association. Il a juridiction sur toutes les opérations de cette dernière et en est responsable. Il possède le pouvoir de voter les règlements et résolutions relatifs au bon fonctionnement de l’association, notamment quant aux membres, quant à tout acte juridique posé par l’association, quant à la discipline des membres en ce qui a trait à l’association, quant à la tenue des AG et aux activités de tout organisme qui a des relations avec les membres de l’association. Il contrôle complètement tous les biens et privilèges de l’association ; il approuve, modifie ou rejette tout budget ou dépense. De plus, L’ Assemblée Générale peut établir différents comités (organismes exécutifs ou consultatifs) et différentes commissions (organismes d’études et de suggestions) suivant les dispositions du présent règlement.

 

 Assemblée Générale ordinaire                                                               

C’est l’Assemblée générale annuelle des membres de l’association qui aura lieu à la date que le Comité exécutif fixera à chaque année. Elle sera tenue au siège social de l’association, à moins qu’un autre endroit ne soit désigné par résolution du Comité.

 

 Assemblée Générale Extraordinaire

Toutes les Assemblées Générales Extraordinaires ou spéciales des membres seront tenues au siège social de l’association ou dans tout autre endroit et selon ce que les circonstances exigeront. Il sera loisible au comité exécutif de convoquer de telles Assemblées. De plus, le Secrétaire exécutif sera tenu de convoquer une Assemblée Générale Spéciale sur demande écrite à cette fin, elle devrait spécifier le but et les objets d’une telle assemblée.

 Avis de convocation

Toute assemblée générale sera au moyen d’un avis public affiché au siège social de l’association au moins une semaine avant la tenue de l’assemblée. Aussi, un avis écrit sera transmis par la poste à la dernière adresse connue de chacun des membres au moins une semaine avant la tenue de l’assemblée. L’avis devra indiquer la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour de l’Assemblée. L’oubli involontaire de convoquer un membre à une Assemblée ne rendra pas cette Assemblée nulle.

 

 Quorum                                                                                                           

Le quorum requis pour une Assemblée générale est de 2/3 des membres de l’Association.

 

Président et Secrétaire d’assemblée

Le président du Comité Exécutif et le Secrétaire exécutif de l’association agiront respectivement comme tels aux assemblées générales à moins que sur proposition, l’Assemblée Générale leur désigne un remplaçant.

 

Droit de parole

Tous les membres de l’association ont droit de parole aux assemblées générales. Toute autre personne a droit de parole à l’assemblée générale si elle obtient l’accord du Président d’assemblée. Toute personne prenant la parole au cours de l’assemblée doit s’adresser uniquement au Président d’assemblée.

 

Droit de vote

A toutes les assemblées générales, seuls les membres en règle ont droit de vote, chacun ayant droit à un seul vote. Les votes par procuration ne sont pas valides. En cas d’égalité, et dans ce cas seulement, le Président d’assemblée peut briser l’égalité.

 

 Droit de proposition

Seuls les membres en règle ont droit de proposition aux AG. Cependant, lors de l’AG annuelle, pour qu’une proposition ordinaire soit acceptable, un avis de motion écrite devra être remis au Secrétaire deux heures avant la tenue de l’assemblée.

 

 Ordre du jour

L’ordre du jour des AG est préparé par le comité Exécutif et doit être soumis à l’assemblée au début de la séance pour décision.

 

 Huit clos

Toute personne a droit d’assister aux AG de l’association sauf lorsque l’assemblée ordonne un huit clos. Cependant toute personne invitée spécialement pour le huit clos par l’assemblée générale peut assister à une assemblée tenue à huit clos.

 LE COMITE EXECUTIF

 

Nature et pouvoirs

Le Comité Exécutif existe uniquement pour veiller plus particulièrement aux affaires courantes de l’Association et pour représenter officiellement l’Association à l’extérieur :

a)   il délibère sur toutes les questions courantes de l’association ;

b)   il arrête l’inventaire, les bilans et les comptes ;

c)    il dresse un rapport d’activités à présenter a l’assemblée générale ;

d)   il établit préalablement tout document  à être soumis à l’ Assemblée Générale;

e)   il convoque l’AG et arrête le projet de son ordre du jour ;

f)     il détermine le placement des fonds disponibles ;

g)   il autorise tout retrait et transfert de fonds appartenant à l’Association avec ou sans garantie ;

h)   il procède à l’installation des sections et des Comités régionaux ;

i)     il établit le règlement intérieur de  l’Association  et le soumet à l’approbation de l’Assemblée Générale ;

j)     Il veille à l’exécution des décisions de l’Assemblée Générale ;

k)    Il décide des questions urgentes pour qu’il puisse y avoir AG ;

 

Le Comité Exécutif est élu pour un mandat de trois (03) ans renouvelable, ses membres sont rééligibles.

Les pouvoirs ci-dessus énumérés du Comité exécutif sont énonciatifs et non limitatifs.

L’Assemblée Générale pourra les restreindre ou les supprimer.

 

 Président

Le Président est l’officier exécutif en chef de l’Association. Il convoque toutes les assemblées du CE. Il voit à l’exécution des décisions du CA et signe tous les documents requérrant sa signature. Il représente l’Association à l’extérieur et préside les réceptions officielles. Il fait partie ex-officio de tous les comités et régies. Il remplit tous les devoirs inhérents à sa charge de même qu’il exerce tous les pouvoirs qui pourront lui être attribués de temps à autre par le CA. Il nomme et démet les autres membres du Comité exécutif pour la durée de son mandat.

Il est élu pour trois (03) ans renouvelables.

 

  Secrétaire exécutif

Le Secrétaire exécutif assiste aux assemblées du CA, du CE, de l’AG et en rédige les procès verbaux. Il a la garde du sceau de l’Association, de son livre, des résolutions et de tout autre registre corporatif. Il est le responsable de la permanence des bureaux de l’Association. Il remplit tout autre mandat que peut lui confier le CA. Il remplit tous les devoirs inhérents à sa charge.

 

Trésorier

Le Trésorier à la charge et la garde des fonds de l’Association. Il tient un relevé précis des biens et des dettes, et des recettes et … de l’Association, dans un ou des livres appropriés. Il dépose dans une institution financière déterminée par le CA les deniers de l’Association.

Il signe conjointement avec le Président du CE tous les chèques de l’Association. Il voit à ce que le budget soit respecté et soumet mensuellement des états financiers au CC sur demande de celui-ci. Il exécute toutes les opérations financières de l’Association.

Finalement, il prépare à la fin de l’année, l’état des revenus et dépenses et tout autre rapport pouvant lui être exigé. Il peut exercer tout pouvoir qui lui est délégué par le CA. Il remplit tous les devoirs inhérents à sa charge.

 

 Vice Président interne

Le Vice Président voit à la bonne marche des activités sociales, récréatives et culturelles. Il est responsable de la régie interne auprès du CA et en convoque les assemblées. Il coordonne les activités des comités relevant de ladite régie. Il peut exercer tout pouvoir qui lui est délégué par le CA. Il remplit tous les devoirs inhérents à sa charge.

 

 Vice Président à l’Education et à la Formation

Il voit à la bonne marche des activités pédagogiques et éducationnelles. Il est responsable de la régie auprès du CA. Il peut exercer tout pouvoir qui lui est délégué par le CA. Il remplit tous les devoirs inhérents à sa charge.

 

 Vice Président aux services

Le Vice Président aux services voit à la bonne marche et à l’orientation des services offerts aux membres de l’Association. Il est responsable de la régie aux services auprès du CA et en convoque les assemblées. Il coordonne les activités des comités relevant de ladite régie. Il peut exercer tout pouvoir qui lui est délégué par le CA. Il remplit tout autre mandat que peut lui confier le CA.

 

 Vice Président externe

Il voit à la bonne marche des comités ou commissions relevant de sa responsabilité et en coordonne les activités. Il représente l’association à l’extérieur, auprès des autres associations, regroupements ou groupes dont les activités ou préoccupations recoupent les intérêts de l’association ; Il peut exercer tout pouvoir qui lui est délégué par le CA. Il remplit tout autre mandat que peut lui confier le CA. Il remplit tous les devoirs inhérents à sa charge. Son adjoint l’aidera dans sa tâche.

 

 Chargé de l’organisation et de la logistique

Il assiste le Secrétaire exécutif ; il conçoit et anime le volet organisation et logistique. Il est chargé de superviser et de coordonner toutes les opérations au cours de toute l’activité de l’association. Un adjoint sera commis à ses côtés.

 

 Chargé de communication

Il assiste le vice président externe dans sa tâche. Il est chargé d’entretenir l’image de l’association et d’en faire la promotion sur le plan national et international. Un adjoint sera commis à ses côtés.

 

 Chargé des affaires socioculturelles

Il assiste le Vice Président interne dans sa tâche. Il peut exercer tout pouvoir qui lui est délégué par le CE. Il remplit tout autre mandat que peut lui confier le CE. Un adjoint l’aidera dans sa mission.

 

 Assemblée du CE

Le comité exécutif sera convoqué au moins une fois par mois par le Secrétaire Exécutif.

Le président et le Secrétaire Exécutif agiront respectivement comme Président et Secrétaire réguliers aux assemblées du CE. Elle se tient dans les mêmes conditions de validité que l’AG.

 

LA REGIE INTERNE

 

Nature et pouvoirs

Sous l’autorité du Vice Président interne, la régie interne voit :

a)   à la promotion et à la défense des intérêts des membres sur les plans sociaux, récréatifs et culturels ;

b)   à définir explicitement le champ d’action de chacun des comités qui sont sous sa juridiction ;

c)    à la bonne marche des comités et activités qui sont sous sa juridiction.

 

Elle doit également recommander au conseil d’Administration ses orientations relatives à ses domaines de juridiction. De plus, elle exerce les pouvoirs qui pourront lui être confiés de temps à autres par le CA.

 

 Composition

La régie interne se compose du Vice Président et de la trésorerie générale du CE, ainsi que des Directeurs des différents comités relevant de la juridiction de la régie interne, tel que défini par le CA.

 

 Durée des fonctions

Les Directeurs entrent en fonction après leur nomination et le demeurent durant trois (03) ans, à moins que dans l’intervalle, un Directeur ait été retiré en conformité avec le présent règlement.

 

 Rôle des Directeurs de comités

Les Directeurs des comités régionaux ont pour tâche de voir au bon fonctionnement de leur comité, de faire respecter par ce dernier, les orientations de l’Association, de faciliter l’accès de tous les membres de l’Association aux activités de leur comité, de remplir les mandats qui leur sont attribués par le CA, le CE ou la régie interne. Les Directeurs sont directement responsable devant la régie interne.

 

 Mode de nomination

Les Directeur des comités régionaux sont nommés par le CE sur proposition de la régie interne et entérinés par le CE avant leur entrée en fonction.

 LA REGIE A L’EDUCATION ET LA FORMATION

 

 Nature et pouvoirs

Sous l’autorité du Vice Président à l’Education et à la Formation, cette régie voit :

a)   à la promotion et à la défense des intérêts des membres de l’Association sur les plans pédagogiques et éducationnels ;

b)   à l’élaboration et à la réalisation des politiques à l’éducation et à la formation de l’Association ;

c)    à la bonne marche des comités et activités sous sa juridiction.

 

Elle doit également recommander au Comité exécutif, ses orientations relatives à ses domaines de compétence.

 

 Composition

La régie à l’éducation et à la formation se compose du Vice Président à l’Education et à la Formation et d’un délégué de chaque comité régional.

 

 Durée des fonctions

Les Directeurs et délégués à la régie entrent en fonction après l’élection et le demeurent durant leur mandat jusqu’à la prochaine élection, à moins que dans l’intervalle, un directeur ou délégué ait retiré en conformité avec le présent règlement sa candidature.

                                                                    

REGIE AUX SERVICES

 

Nature et pouvoirs

Sous l’autorité du Vice Président aux services, la régie voit :

a)   à la promotion et à la défense des intérêts des membres sur les plans économiques et physiques ;

b)   à l’administration des services mis sur pied par l’Association et qui sont sous sa compétence ;

c)    à l’élaboration de nouveaux services si besoin il y a.

 

elle doit également recommander au comité exécutif ses orientations relatives à ses domaines de compétence. De plus, elle exerce les pouvoirs qui pourront lui être confiés de temps à autres par le comité exécutif.

 

 Composition

La régie aux services se compose du Vice Président aux services, du Trésorier de CE et son adjoint, de collaborateurs nommés par le Vice Président aux services et de Directeurs des différents comités régionaux relevant de sa compétence, tel que défini en comité exécutif

                                                               

 LES COMITES REGIONAUX

 

 Comités

Le Comité exécutif peut établir différents comités régionaux qui sont des organismes exécutifs ou consultatifs, dans le but de réaliser un point particulier à des fins générales de l’Association.

Il détermine à son gré la composition de ces différents comités, le mode de nomination ou de destitution de leurs membres, prescrit leurs devoirs, définit leurs pouvoirs, leur accorde un budget ou tout autre norme pouvant lui parvenir. Il décide s’il y a lieu de l’insertion des comités à l’une des régies de l’Association.

 

 Commissions

Le comité exécutif peut établir différentes commissions qui sont des organismes d’études et de suggestions à caractère temporaire ou permanent et dont les buts, pouvoirs, privilèges,n devoirs, budget, président et secrétaire sont déterminés par résolution du comité exécutif.

 

 Autres postes officiels

Le comité exécutif peut créer des postes officiels dans le but de faire réaliser un point particulier à des fins générales de l’Association par un ou plusieurs de ses membres. Il détermine à son gré le mandat rattaché à chacun des postes, le mode de nomination ou destitution des membres qui y sont rattachés, prescrit leurs devoirs, définit leurs pouvoirs, leur accorde un budget si nécessaire et règlemente la façon de l’employer.

 

 Rémunération

Aucun membre de l’Association et plus particulièrement ceux occupant des fonctions officielles décrites par le présent règlement ne seront rémunérés comme tel par l’Association pour leur travail relatif à leur poste, sauf que le comité exécutif  peut engager un ou plusieurs employés occasionnels ou permanent pour un travail jugé nécessaire au bon fonctionnement de l’Association et de ses services. Le comité exécutif décidera des modalités d’engagement de ce ou ces employés. Ceux-ci seront responsables de leur travail devant le Secrétaire exécutif.

 

 Compensation

Le Trésorier du CE peut accorder à des membres, s’il le juge opportun, des compensations pour frais de repas, frais d’hébergement et de déplacement liés aux activités officielles de l’Association.

 L’ORGANE DE CONTROLE : LE COMMISSARIAT AUX COMPTES

 

Le commissariat est composé de quatre (4) membres, deux (2) membres actifs et deux (2) membres suppléants. Les suppléants sont chargés de palier la défaillance des principaux en cas de radiation,  d’empêchement, d’absence, de démission ou de décès.

 Attributions et responsabilités des commissaires aux comptes

 

Les Commissaires aux comptes sont chargés de/

-          contrôler la gestion financière du bureau ;

-          examiner et donner leur avis sur la politique financière de l’association;

-          faire rapport de leurs investigations à l’Assemblée Générale avec copie au Comité Exécutif et aux partenaires.

 

Les versions provisoires des rapports sont communiquées au Comité Exécutif pour observations et discussions. Ces rapports ne deviennent définitifs qu’après cette étape. Ils sont ensuite soumis à l’adoption de l’Assemblée Générale.

 

Les Commissaires aux comptes  sont responsables devant l’Assemblée Générale.

 L’ORGANE D’OBSERVATION : L’OBSERVATOIRE DES ARCHIVES

 

 Définition

L’observatoire des archives est un organe qui à travers ses membres observe l’évolution des archives dans les entreprises privées et publiques de Côte d’Ivoire.

L’observatoire est- le témoin de la vie des archives dans la société ivoirienne. A cet effet, ses membres sont à l’écoute de l’évolution des archives et du système de gestion en vigueur dans le pays.

 

  composition

L’observatoire est composé de :

 

Des institutions de la République :

-          Assemblée nationale

-          Cour suprême

-          Conseil économique et social ;

-          Conseil constitutionnel

-          Chambre des comptes

-          Conseil d’Etat 

-          Médiateur de la République

 

Les grands Services de l’Etat :

-          Douane ;

-          Impôts ;

-          Police

-          Gendarmerie ;

-          RTI

-          Port Autonome d’ Abidjan

 

Les démembrements de l’Etat :

-          les Collectivités

-          les Services

-          les Conseils généraux

-          l’ UVICOCI

-          l’ADDCI ;…

-          les personnes physiques  représentant ces structures au sein de l’Observatoire sont choisies sur une liste de cinq (5) noms communiqués au Comité Exécutif à sa demande.

Le Président  en concertation avec son Bureau coopte 02 personnes par structure pour leur probité, intégrité et leur sens de  la confidentialité et de la responsabilité.

 

 Périodicité des réunions et attributions

L’observatoire se réunit une fois l’an sur convocation du Président du Comité exécutif de l’AJACI qui préside la réunion en présence des membres du Comité.

Au cours de cette réunion annuelle, des communications scientifiques seront faites sous forme de rapport sur l’évolution des archives dans notre pays.

Ces communications écrites sont communiquées un mois avant la réunion au Comité Exécutif. Il est lu en séance plénière.

 

A l’issue de la réunion, l’observatoire fait une déclaration sur l’état des archives en Côte d’Ivoire au titre de l’année écoulée. Cette déclaration fait l’objet d’une large diffusion médiatique.