Dans le contexte d'un programme
de prévention en cas de sinistres, documents jugés indispensables à la
poursuite des activités d'une entreprise (documentation de ses obligations et
de ses droits, des droits et devoirs de ses employés et clients) et faisant
l'objet de mesures de conservation particulières.
Voir Archives intermédiaires
Remise de documents ou d'objets
à un service d'archives à titre gratuit.
Terme utilisé, en particulier en
informatique, pour désigner une information.
Ensemble des documents réunis
pour la conduite ou le traitement d'une affaire par une personne physique ou
morale dans l'exercice de ses activités. Le dossier est ordinairement l'unité
de base à l'intérieur d'une série organique.
Droit d'un usager de consulter,
dans les limites prévues par la loi, les documents détenus par
l'administration.
Ensemble des droits patrimoniaux
et moraux dont bénéficie l'auteur d'un document ou d'une oeuvre originale.
Durée légale ou pratique pendant
laquelle un document est susceptible d'être utilisé par le service producteur
ou son successeur, au terme de laquelle est appliquée la décision concernant
son traitement final.
Forme particulière de tri visant
à retenir un certain nombre de documents estimés représentatifs d'un ensemble
que sa masse ne justifie pas de conserver intégralement.
Liste typologique
et parfois descriptive des dossiers et documents d'un organisme, classés par
fonds ou par provenance, donnant pour chacun d'eux les règles à observer pour
leur conservation et leur tri. (N'est pas en usage actuel.) Terme générique
proposé pour remplacer les termes calendrier de conservation, tableau de
conservation, tableau de gestion, charte d'archivage, tableau d'archivage,
tableau de tri, tableau d'élimination, tableau des éliminables, plan
d'archivage.
Documents mis de côté pour être
détruits conformément à l'échéancier de conservation.
Procédure réglementaire qui
consiste à détruire des documents dont la conservation n'est plus justifiée.
C'est l'une des trois possibilités du traitement final des documents proposée
dans un tableau de gestion.
Empreinte
(empreinte numérique ou condensat ou hash) : Résultat d'une fonction de hachage
appliquée sur une chaîne de caractères de longueur quelconque visant à réduire
celle-ci en une donnée de longueur fixe représentative de cette chaîne de
caractères. L'empreinte est l'un des éléments permettant de vérifier
l'intégrité d'un document, d'un flux, d'un lot, d'une transmission,...
(comparaison d'empreintes).
Inscription d'un acte sur un registre
officiel destinée à en garantir l'authenticité et la publicité et le résultat
de cette action ; par extension, inscription intégrale ou par extrait sur un
registre ou sur otut support durable destiné à garder trace d'une opération.
En informatique, ensemble de
données traité comme un tout.
Document résultant de
l'inscription automatique d'information sur un support (sonore, visuel etc) Ã
l'aide de machine.
Terme générique désignant
l'ensemble des opérations par lesquelles des objets ou des documents sont pris
en charge par un service d'archives à titre de versement, de don, de dépôt,
d'achat ou de dation. Désigne aussi les objets ou documents pris en charge Ã
l'occasion d'une entrée.
Application, Ã des fins de
contrôle et de sécurité, d'une marque indélébile sur des documents à l'aide
d'un cachet identifiant son producteur ou son détenteur.
Instrument de recherche
décrivant de façon sommaire tout ou partie des fonds et collections d'un
service d'archives, par fonds, série et sous-série: intitulé, dates extrêmes,
nombre d'articles et métrage linéaire.
Procédure préalable Ã
l'élaboration d'un échéancier de conservation visant à déterminer les valeurs
directes et indirectes et le traitement final des documents.
Procédure permettant de
déterminer l'intérêt d'acquérir un fonds d'archives privé.
Ensemble de fiches ou
d'enregistrements informatiques contenant des informations de même nature.
Ensemble des documents de toute nature qu'une personne,
physique ou morale, a automatiquement produits ou reçus dans l'exercice de ses
activités, rassemblés de façon organique et conservés en vue d'une utilisation
éventuelle.
Expression habituellement
utilisée pour designer l'ensemble des documents conservés dans un service
d'archives.
Ensemble des métadonnées qui
définissent les caractéristiques formelles d'un document.